📝 好文件，強團隊 - 從 FAANG PM 來的啟發

Hi Stranger,

你是否遇過：

• 找個文件找到快發瘋
• 新人上手要花好幾個月
• 重要決策的理由早就不知去向
• 團隊成員各自有自己的文件格式

某天我在 Threads 上看到來自 Amazon PM 的分享，他提出了一套非常實用的文件管理方法。這些方法不只是在寫文件，更是在建立團隊的知識資產。 我藉著這個機會結合過去的經驗，整理出一套文件管理的方法，希望能夠提供一些方向給大家。

文件的基本架構

每份文件都應該包含三個基本部分：

1. 目的與預期成果：為什麼要寫這份文件？想達到什麼效果？
2. 讀者群的共同背景：確保所有讀者都站在相同的起點
3. 建議內容的執行摘要：快速抓住重點，決定是否需要深入閱讀

用 FAQ 開啟文件寫作 🤔

為什麼選擇 FAQ 形式？

想像你在寫文件時，就像在跟讀者對話：

• 問題自然帶出更多問題
• 強迫你站在讀者角度思考
• 避免寫著寫著就離題
• 幫助讀者帶著問題閱讀
• 善用人類愛模仿的天性

如何判斷文件品質？

觀察讀者問題的演進：

1. 「這份文件在講什麼？」
2. 「為什麼需要這個東西？」
3. 「這裡面講了哪些重點？」
4. 「我要的資訊在哪裡？」
5. 「誰負責這部分？」

當讀者的問題從「這是什麼」轉變為「怎麼用」， 恭喜你，文件品質已經 Level Up！🚀

文件類型與層次

從抽象到具體，文件要這樣寫：

1️⃣ 產品提案

• 觀察市場需求
• 提出產品假設
• 設定明確目標
• 定義成功指標

2️⃣ 策略路線圖

• 設立關鍵里程碑
• 規劃實現方向
• 資源配置建議
• 風險評估

3️⃣ 解決方案文件

• 定義產品價值
• 選擇技術方案
• 評估可行性
• 成本效益分析

4️⃣ PRD（產品需求文件）

• 詳細功能描述
• 技術規格說明
• 驗收標準制定
• 測試方案規劃

視覺呈現很重要！

別小看排版，一個好的視覺呈現能大幅提升文件的可讀性：

• 使用適當的留白
• 選擇清晰的字體
• 善用標題層級
• 適時使用表格和圖表
• 突出重要資訊
• 保持一致的風格

記住：好內容配上糟糕的排版 = 糟糕的內容

如何開始推動？

最重要的是：別當英雄單打獨鬥！

循序漸進的步驟：

1. 從 PM 開始示範

   • 選擇一個小專案試行
   • 展示具體效益
   • 收集回饋改進

2. 充分溝通

   • 說明改變的原因
   • 展示預期效益
   • 聆聽團隊意見

3. 建立共識

   • 達成團隊共識
   • 制定共同標準
   • 保持彈性調整

關鍵成功要素

• 重視漸進式改變
• 培養團隊認同
• 保持開放態度
• 持續優化調整

為什麼這麼做值得？

好的文件系統就像團隊的時光機：

• 保存每個重要決策
• 記錄每次改變的理由
• 累積團隊的智慧
• 加速新人融入
• 減少重複討論

最棒的是，當團隊習慣了這種方式，文件系統會自然進化：

• 團隊會主動改進
• 知識持續累積
• 效率不斷提升

讓每個人都能站在巨人的肩膀上，看得更遠、走得更快！🔭

#產品管理 #團隊合作 #文件撰寫 #知識管理 #產品負責人

範例: 📑 Slido 會議評論與反饋系統提案

需求分析

用戶痛點分析

1. 會議主持者痛點

   • 難以追蹤會議中提出的問題後續發展（75% 的主持者反映）
   • 無法了解問題是否得到充分解答（60% 的反饋）
   • 缺乏持續性的討論空間（40% 的需求）

2. 會議參與者痛點

   • 會議結束後遺忘重要討論內容（65% 的參與者經歷）
   • 想補充意見時沒有合適管道（55% 的反映）
   • 對他人提出的問題有補充但無法即時分享（45% 的情況）

3. 企業管理者痛點

   • 難以追蹤重要議題的討論進展（50% 的管理者提出）
   • 缺乏會議後的持續互動數據（35% 的需求）
   • 知識沉澱與傳承困難（40% 的反映）

用戶旅程分析

1. 會議前 現況：

   • 主持者設置 Slido 會議室
   • 參與者提前提交問題

   痛點：

   • 無法對已提交的問題進行深入討論
   • 缺乏問題脈絡的補充說明

2. 會議中 現況：

   • 即時提問和投票
   • 主持人回答問題

   痛點：

   • 時間限制導致討論不夠深入
   • 相關問題難以串聯

3. 會議後 現況：

   • 查看會議記錄
   • 無法進行後續互動

   痛點：

   • 討論斷層
   • 知識流失
   • 後續問題無處提出

基本架構

目的與預期成果 在 Slido 會議互動平台中加入即時評論功能，讓與會者能夠對問答內容進行延伸討論，增加會議後的持續互動價值

讀者群背景

• 產品團隊（PM、設計師、工程師）
• 市場團隊（了解功能賣點）
• 客戶成功團隊（了解如何向企業客戶推廣）

執行摘要 計劃在 Q2 推出評論功能 MVP，專注於企業會議場景下的非即時評論功能

FAQ 部分

Q: 為什麼 Slido 需要評論功能？ A: 根據用戶調查，40% 的企業客戶反映，會議結束後缺乏持續討論的管道。評論功能可以延長會議價值，增加平台黏著度。

Q: 這個功能如何融入現有的會議流程？ A: 評論功能將與現有的 Q&A 功能整合：

• 會議中：專注於提問和投票
• 會議後：開放評論討論 這樣可以避免干擾會議進行，同時保留討論空間

Q: 如何確保評論品質？ A: 設計三層管理機制：

1. 企業管理員可設置評論權限
2. 提問者可管理自己提問下的評論
3. AI 輔助過濾不當內容

Q: 第一版要包含哪些核心功能？ A: MVP 範圍包含：

• 基本評論發布（文字）
• 評論通知系統
• 簡單的權限管理
• 與現有 Q&A 的整合

具體規劃

開發里程碑

• Week 1-2: UX 研究與設計
  • 用戶訪談
  • 競品分析
  • 線框圖設計
• Week 3-4: 前端開發
  • 評論 UI 組件
  • 通知系統整合
• Week 5-6: 後端開發
  • 評論資料結構
  • API 開發
• Week 7-8: 測試與優化
  • 內部測試
  • Beta 用戶測試

成功指標

1. 參與度指標

   • 20% 的問題產生至少一條評論
   • 會議結束後 24 小時內的平台訪問量提升 15%

2. 商業指標

   • 企業版訂閱轉換率提升 5%
   • 現有企業客戶續約率提升 3%

3. 用戶滿意度

   • 評論功能使用率達到 10%
   • 功能滿意度達到 4.0/5.0

風險評估

1. 技術風險

   • 即時通知系統的擴展性
   • 與現有 Q&A 系統的整合複雜度

2. 用戶體驗風險

   • 會議中的注意力分散
   • 評論內容管理的負擔

3. 緩解措施

   • 預設關閉會議中的評論通知
   • 提供簡單的批量管理工具
   • 分階段推出功能

這個範例展示了如何：

• 結合具體產品場景
• 考慮多方利益相關者
• 設定明確的成功指標
• 預見可能的風險

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